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知識(shí)/信息解決方案

某技術(shù)公司是全球領(lǐng)先的下一代電信網(wǎng)絡(luò)解決方案供應(yīng)商。其產(chǎn)品和解決方案應(yīng)用于全球100多個(gè)國(guó)家，并被全球前 50名電信運(yùn)營(yíng)商中的 35 家所采用。該技術(shù)公司在全球設(shè)有144個(gè)分支機(jī)構(gòu)，擁有8萬多名員工，其中 43%的人員從事研發(fā)工作，分布在中國(guó)、印度、美國(guó)、瑞典、以及俄羅斯。

該技術(shù)公司的營(yíng)銷和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)遍及全球，海外收入占到全球營(yíng)收的70%以上，其國(guó)內(nèi)外業(yè)務(wù)往來非常頻繁。因此，該公司在全球財(cái)務(wù)票據(jù)的收集、審批、支付等方面就面臨諸多挑戰(zhàn)。如，票據(jù)處理的流程、效率、成本等。因此，該技術(shù)公司決定建立共享中心電子文檔管理系統(tǒng)，通過全球一體化處理方式，收集和管理全球所有財(cái)務(wù)票據(jù)。在該技術(shù)公司整個(gè)共享中心電子文檔管理系統(tǒng)中，全球領(lǐng)先的內(nèi)容管理平臺(tái) Documentum 發(fā)揮了核心作用。

票據(jù)處理長(zhǎng)達(dá)30天

該技術(shù)公司的共享中心電子文檔管理系統(tǒng)，是支撐其全球賬務(wù)共享中心電子文檔管理業(yè)務(wù)的 IT 系統(tǒng)。

該系統(tǒng)建設(shè)之前，該技術(shù)公司的很多財(cái)務(wù)票據(jù)從產(chǎn)生到最后的收付款，都需要一個(gè)月的處理時(shí)間。根據(jù)該技術(shù)公司要求，其全球各地的分支機(jī)構(gòu)要將所發(fā)生的財(cái)務(wù)票據(jù)郵寄到總部進(jìn)行統(tǒng)一的處理，這樣，僅花在路上的時(shí)間就長(zhǎng)達(dá)10天左右。收到財(cái)務(wù)票據(jù)后，總部工作人員還要對(duì)票據(jù)進(jìn)行掃描保存、授權(quán)審批、以及流程分配，這些流程都是以紙制票據(jù)在部門間傳遞的人工處理方式進(jìn)行，所以至少還需要7天時(shí)間來完成。之后，總部還要將相關(guān)的紙制票據(jù)、財(cái)務(wù)證明等資料進(jìn)行分類保存，或者寄回業(yè)務(wù)產(chǎn)生機(jī)構(gòu)，整個(gè)票據(jù)處理過程長(zhǎng)達(dá)一個(gè)月。

對(duì)于像該技術(shù)公司這樣的跨國(guó)公司，緩慢的財(cái)務(wù)票據(jù)處理速度直接影響著公司未來業(yè)務(wù)拓展和運(yùn)營(yíng)管理成果。

票據(jù)采集和管理流程化

為了建立一套高效完善的財(cái)務(wù)票據(jù)信息管理體系，該技術(shù)公司選擇了 Documentum 與 Captiva 整合的內(nèi)容管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了該技術(shù)公司全球財(cái)務(wù)票據(jù)的統(tǒng)一管理。

如今，通過 Captiva 將紙質(zhì)財(cái)務(wù)資料轉(zhuǎn)換成電子圖形文件，并自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行識(shí)別和分類，全球分支機(jī)構(gòu)在本地掃描和上傳財(cái)務(wù)票據(jù)即可。通過 Documentum 平臺(tái)提供的各種內(nèi)容服務(wù)進(jìn)行流程管理，例如，分配財(cái)務(wù)流程、權(quán)限和記錄管理、法規(guī)遵從等，保障進(jìn)入到該技術(shù)公司總部財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的票據(jù)信息，可被靈活地分配至不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)審批和付款過程，此外，還能在流程中自動(dòng)對(duì)文本或影像進(jìn)行批注、調(diào)閱和添加等操作。

不管是設(shè)備銷售收款、供應(yīng)商付款、以及員工報(bào)銷，該技術(shù)公司的全球所有財(cái)務(wù)票據(jù)，都將通過 Captiva 掃描、FAX 載入、影像處理，立即上傳到總部的內(nèi)容管理平臺(tái)之上，從而節(jié)省了郵寄票據(jù)的財(cái)務(wù)成本和時(shí)間成本。上傳的票據(jù)影像進(jìn)入總部系統(tǒng)，相應(yīng)的授權(quán)人將按照 Documentum 配置的電子化流程，完成票據(jù)的審核、分配、及收付款等工作。通過這套系統(tǒng)，總部財(cái)務(wù)系統(tǒng)處理的時(shí)間從之前的10天減少至現(xiàn)在的3天?？傮w來看，分布式掃描與一體化流程，讓該技術(shù)公司全程處理來自全球任何一個(gè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)票據(jù)，所花費(fèi)的時(shí)間從一個(gè)月縮短為一周。

全球財(cái)務(wù)票據(jù)統(tǒng)一管理

作為內(nèi)容管理平臺(tái)的重要組織部分，Captiva 不僅可以將業(yè)務(wù)中的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為適合企業(yè)應(yīng)用程序處理的業(yè)務(wù)內(nèi)容，此外它還負(fù)責(zé)進(jìn)行自動(dòng)化的影像采集、多語言識(shí)別、條碼識(shí)別、設(shè)置索引屬性等功能，滿足了該技術(shù)公司處理全球財(cái)務(wù)票據(jù)的效率需求。而 Documentum 是圖片、音像、影像等非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容的管理平臺(tái)，負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)文件從產(chǎn)生、管理、發(fā)布、歸檔等所有階段的內(nèi)容管理工作。Documentum 讓該技術(shù)公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的授權(quán)人，通過瀏覽插件打開各種格式文件，并防止原始圖片被篡改；它能記錄財(cái)務(wù)流程中發(fā)生的關(guān)鍵動(dòng)作，如簽字。此外，Documentum 的搜索引擎還支持該技術(shù)公司的財(cái)務(wù)單據(jù)的查詢，包括文件或者工作流狀態(tài)的查詢。如今，該技術(shù)公司的所有財(cái)務(wù)票據(jù)的流程，都可以在以 Documentum 為核心的文檔管理系統(tǒng)內(nèi)完成。